Anmeldungen zur Veranstaltung müssen grundsätzlich schriftlich eingehen, dabei sind Online-Anmeldungen via Internet und E-Mail ohne Unterschrift ebenfalls gültig. Da die Teilnahmeplätze zahlenmäßig limitiert sind, werden die Anmeldungen entsprechend des Eingangsdatums berücksichtigt. Nach Eingang der Anmeldung werden eine Anmeldebestätigung und eine Rechnung versandt. Die Rechnung muss grundsätzlich zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn beglichen sein. Ein genereller Anspruch zur Teilnahme besteht nicht; die AG DOK Akademie behält sich die Zulassung zur Teilnahme im Einzelfall vor.

Die jeweiligen Teilnahmekosten und die darin eingeschlossenen Leistungen sind jeweils im gültigen Programm ausgewiesen. Eine Ermäßigung der Teilnahmegebühren erhalten Mitglieder der AG DOK sowie Mitglieder des assozierten Berufsverbandes (bfs), sowie - in geringerem Maße - Studierende von Hoch- und Filmschulen (filmarche) bei entsprechendem Nachweis.

Bei Absagen, die nach dem im Programm angegebenen Termin (es gilt das Eingangsdatum der Stornierung) eingehen oder bei Nichterscheinen, wird die volle Teilnahmegebühr berechnet. Es kann jedoch ein Ersatzteilnehmer benannt werden. Stornierungen werden ab dem Zeitpunkt von zwei Wochen vor der Veranstaltung mit einer Verwaltungsgebühr von 30% der Teilnahmegebühr berechnet. Frühere Stornierungen sind kostenfrei. Stornierungen sind schriftlich unter akademie@agdok.de vorzunehmen.

Die AG DOK Akademie behält sich das Recht vor, die gesamte Veranstaltung oder einzelne Teile räumlich und/ oder zeitlich zu verlegen, zu ändern oder auch kurzfristig abzusagen. Bei einer kompletten Stornierung (Ausnahme: höhere Gewalt) der Veranstaltung, werden die bereits gezahlten Teilnahmegebühren zurück erstattet oder wahlweise eine Gastkarte (Gutschrift für eine andere Veranstaltung der AG DOK Akademie) ausgestellt. Weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen, es sei denn, diese beruhen auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von Mitarbeitern der AG DOK Akademie oder sonstigen Erfüllungsgehilfen.
Die AG DOK Akademie behält sich das Recht vor, gleichwertige Ersatzreferenten zu stellen. In diesem Fall besteht kein Anspruch auf Rückerstattung der Veranstaltungsgebühren.